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Die Event-Website ist der Dreh- und Angelpunkt bei der Vermarktung einer Veranstaltung. Um potentielle Teilnehmer dorthin zu lenken, sind E-Mails und Newsletter noch immer der erfolgreichste und direkteste Kommunikationskanal. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einer professionelle E-Mail Marketing Strategie gezielt die Vor- und Nachbereitung Ihres Events unterstützen und mehr Tickets verkaufen.

Inhaltsverzeichnis

  1. E-Mail Marketing für die Vorbereitung des Events
  2. E-Mail Marketing nach dem Ticket-Kauf 
  3. E-Mail Marketing für die Nachbereitung des Events
  4. Automation Ihres Newsletter-Versands

E-Mail Marketing für die Vorbereitung des Events

1. Voraussetzungen schaffen: Die Zielgruppe

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Mailings beginnen, müssen Sie festlegen, wen Sie auf Ihr Event aufmerksam machen möchten. Sind es Newsletter- Abonnenten, alle Kunden oder vielleicht nur ausgewählte Kunden aus dem Umkreis der Event-Location? Filtern Sie Ihre Kontakte aus Ihrem CRM-System oder Ihrer Kundendatenbank und importieren Sie die Sammlung in Ihre E-Mail Marketing Software.

Zielgruppendefinition mit mailingwork: In mailingwork können Sie für diesen Schritt sogenannte “Zielgruppen” anlegen, die Sie für Ihre künftigen Mailings entsprechend auswählen können.

2. Den Termin ankündigen

Im nächsten Schritt können Sie bereits den Termin Ihres Events ankündigen. Bestehenden Kontakten schreiben Sie jetzt natürlich per E-Mail. Darüber hinaus bietet es sich an, Ihre Premium-Kunden zusätzlich auf anderem Weg anzuschreiben. Wie wäre es beispielsweise mit einer persönlichen Postkarte?

Persönliche Postkarten versenden mit dem mailingwork Postkarten-Modul: Erstellen und versenden Sie Postkarten in vielen verschiedenen Formaten, etwa als Klapp-, Panorama- oder Maxikarte. Über den Editor gestalten Sie die Karten im eigenen Corporate Design und fügen Bilder und Texte einfach ein. Für die individuelle Ansprache Ihrer Besucher stehen umfangreiche Personalisierungen zur Auswahl.

Für den Fall, dass Sie nicht nur Ihnen bekannte Kontakte einladen möchten, eröffnet sich nun ein großes Repertoire an Marketingmöglichkeiten. Letztendlich ist es jedoch wichtig, dass Sie bereits jetzt Ihre Interessenten kennenlernen – also zusätzliche Leads gewinnen – um diese Kontakte in der weiteren Vorbereitungsphase kontaktieren zu können. Neben klassischen Landingpages eignen sich hierfür besonders die neuen Facebook Lead Ads & Instagram Lead Ads. Facebook und Instagram Lead Ads sind ein speziellen Anzeigenformat auf Facebook, mit dem Sie mittels der gewohnten Targeting-Optionen exakt Ihre Zielgruppe erreichen und zusätzlich Leads gewinnen können. Interessenten können sich dann direkt in Facebook als Event-Interessenten in Ihren Event-Newsletter eintragen. So bewerben Sie Ihr Event auf Facebook und gewinnen gleichzeitig die wertvollen Kontaktdaten.

Facebook Leads direkt in Ihre E-Mail Marketing Software importieren: Mit der Schnittstelle zwischen Facebook & Instagram Lead Ads und mailingwork verbinden Sie Ihre Werbeanzeigen mit der E-Mail-Marketing Software. Über Facebook und Instagram gewonnene neue Kontakte werden dabei automatisch in mailingwork importiert und stehen sofort für eine Anschlusskampagne bereit.

3. Tickets, Rabatte & Event-Highlights

Nachdem Sie das Event angekündigt haben, folgen nun gezielte Newsletter zu Tickets und Event-Highlights. Informieren Sie Ihre Zielgruppe über Beginn und Ende des Verkaufs der Early-Bird-Tickets, stellen Sie Event-Highlights, Speaker und Programmplan vor. Natürlich können Sie auch Rabatte für Resttickets oder Gutscheine für ausgewählte Kunden anbieten.

mailingwork als klassisches Newsletter-Tool: Bei der Newsletter-Erstellung helfen eine übersichtliche Adressverwaltung, ein strukturierter Aufbau mit klaren Bedienstrukturen sowie ein Editor mit integriertem Bildbearbeitungstool. Nutzen Sie außerdem die Personalisierung, um jedem Empfänger das passende Mailing zu machen. Möglichkeiten dafür geben neben der klassischen Anrede und dem Betreff vor allem nach Interessen selektierte Inhalte, Gutscheine oder Empfehlungen.

Gutscheine erstellen mit mailingwork: Nutzen Sie das Gutschein-Modul von mailingwork, um in Eigenregie personalisierte Gutscheincodes erstellen, verwalten und versenden zu können und vor allem um die Konversionsrate wirksam zu steigern.

E-Mail Marketing nach dem Ticket-Kauf

Haben Ihre Kunden und Interessenten ein Ticket gekauft, ergeben sich neue Kontaktpunkte:

  • Anmeldebestätigung
  • Hinweise zu Zeiten, Anreise und Ansprechpartnern
  • Aufforderung zum Abonnieren Ihrer Social Media Kanäle
  • Ankündigung neuer Programmpunkte

E-Mail Marketing für die Nachbereitung Ihres Event

1. Holen Sie sich Feedback zum Event via E-Mail Umfrage

Für Sie als Veranstalter gilt natürlich: „Nach dem Event ist vor dem Event“. Deshalb lohnt sich eine Umfrage direkt nach der Veranstaltung, wenn die Eindrücke der Teilnehmer noch frisch sind. Online-Umfragen liefern Veranstaltern also nicht schnelle Feedbacks, sondern erreichen durch die niedrige Hemmschwelle bei der Teilnahme außerdem eine hohe Conversionrate.

Umfragen per E-Mail mit dem mailingwork Umfragemodul: mailingwork hat das passende Tool für die Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen. Dabei stehen viele verschiedene Fragetypen sowie Antwortmöglichkeiten zur Auswahl. Die Umfragen lassen sich nahtlos in Landingpages oder E-Mails einbinden und funktionieren auf allen Endgeräten. Ergebnisse werden sowohl in Zahlenwerten als auch übersichtlichen Diagrammen dargestellt und können exportiert werden.

2. Bieten Sie Ihren Teilnehmern Unterlagen an

Besonders nach Weiterbildungsveranstaltungen ist es üblich, den Teilnehmern im Nachhinein Unterlagen zur Ansicht oder zum Download anzubieten.

Unterlagen bereitstellen mit dem mailingwork-Modul für Landingpages und Webspaces: Mit mailingwork erstellen Veranstalter Landingpages im Corporate Design und ohne Programmierkenntnisse. Das Beste: Die Landingpages übernehmen sämtliche Personalisierungen aus den bereits vorliegenden Profilen Ihrer Besucher. Alternativ zur eigenen Landingpage können Veranstalter auch den Webspace nutzen, um Dateien hochzuladen und im Mailing darauf zu verlinken.

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Automatisieren Sie Ihren Newsletter Versand

Für den Fall, dass Sie an dieser Stelle Angst vor dem Versand der vielen Newsletter bekommen haben, können wir Sie beruhigen: Für die meisten Prozesse des Event-Zyklus bietet es sich an, E-Mails über den Autopiloten zu versenden. Das heißt, die einzelnen E-Mails werden nicht jedes Mal manuell verschickt, sondern einmalig in Ihrer Newsletter-Software angelegt und automatisiert versendet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Am Beispiel der Event-Kommunikation würde die Anmeldebestätigung automatisch nach dem Ticket-Kauf versendet werden. Drei Stunden später erhält der Ticketkäufer dann detaillierte Informationen zur Anreise und Übernachtung. Die so entstehenden Kampagnen können beliebig viele Newsletter und Wartebausteine enthalten.

Automatisierte Event-Newsletter mit dem mailingwork KampagnenManager

Der KampagnenManager von mailingwork ist das richtige Tool für Veranstalter, um E-Mail Prozesse zu automatisieren und dennoch jeden einzelnen Besucher personalisiert anzusprechen. Einmal eingerichtet, läuft die Kampagne permanent im Hintergrund ab und reagiert sofort auf definierte Ereignisse. Der KampagnenManager eignet sich für Kampagnen via E-Mail, Postkarte und SMS, die auch miteinander kombiniert werden können. So können Sie nicht nur mittels klassischer Newsletter kommunizieren, sondern beispielsweise auch kurz vor dem Event eine Erinnerung per SMS auf’s Smartphone senden. Das Besondere: mailingwork ermöglicht Ihnen, individuell auf das Verhalten von Empfängern zu reagieren und auf Basis derer Klicks und Reaktionen automatisierte Folge-E-Mails zu versenden. Wenn Ihr Empfänger eine E-Mail nicht öffnet, kann später beispielsweise eine Wiederholungs-E-Mail mit geändertem Betreff versendet werden. 

 


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